Vedlegg N: Saksbehandlingsrutiner for Domeneklagenemnda

Disse rutinene utfyller Domeneklagenemndas mandat i vedlegg M, samt klageprosedyrene i vedlegg H, I og J.

1. Saksbehandling
   1. Klagebehandlingen skjer skriftlig via e-post på en lukket e-postliste.
   2. En sak oversendes til nemnda ved at sekretariatet publiserer saksmappen på nemndas lukkede internweb og informerer nemnda om saken og relevante frister på e-postlista.
   3. Tre medlemmer deltar i behandlingen av hver sak. Én er førstvoterende og har hovedansvar for å skrive vedtaket, de to andre deltakerne er medvirkende. Minst én av deltakerne skal være jurist.
      • Nemndas leder utpeker hvilke medlemmer som skal delta i behandlingen av en sak, samt hvem som skal være førstvoterende, og varsler disse.
      • Lederen skal orientere sekretariatet om hvilke medlemmer som skal behandle saken samtidig som medlemmene varsles. Leder skal umiddelbart varsle sekretariatet dersom det skjer endringer.
      • Spørsmål om fratreden på grunn av inhabilitet eller av andre grunner avgjøres av lederen. Leder utpeker stedfortreder.
   4. Nemnda skal behandle saker på grunnlag av de opplysninger som er fremkommet under saksforberedelsen.
      • Nemnda kan ikke ta hensyn til informasjon eller dokumenter mottatt fra partene utenom de innlegg partene gir i henhold til klageprosedyren eller som nemnda selv har bedt om. Anførsler og begrunnelser i vedlegg i stedet for i selve klageskjemaet, kan nemnda se bort fra.
      • Dersom motparten ikke har kommet med tilsvar, avgjør nemnda saken på grunnlag av saksfremstillingen i klagen.
      • Nemnda kan i særskilte tilfeller be partene om ytterligere skriftlig informasjon eller dokumentasjon. Forespørselen videreformidles via sekretariatet.
2. Megling
   1. Hvis begge partene i en rettighetsklage ønsker megling, utpeker leder av nemnda ett av nemndas medlemmer som megler.
   2. Meglingen gjennomføres på den måten megler finner mest hensiktsmessig.
   3. Meglingen skal ikke innvirke på nemndas behandling av saken dersom partene ikke kommer til enighet.
   4. Hvis partene ikke kommer til enighet gjennom megling utpeker leder tre medlemmer til å behandle saken og fatte vedtak. Megler deltar ikke i den videre behandlingen av saken.
   5. Se for øvrig Vedlegg H, 2.7.
3. Vedtak
   1. Vedtaket skal være skriftlig og begrunnet, og angi dato for vedtaket, samt navn på nemndmedlemmene som har behandlet saken.
   2. Dersom saken avvises, jf. mandatets pkt. 2.4, sender nemndsmedlemmene saken tilbake til sekretariatet som underretter partene.
   3. Vedtak om avvisning begrunnes ikke ut over å angi at saken er for dårlig opplyst, for kompleks, eller at vilkårene for å behandle klagen ikke foreligger.
   4. Sekretariatet kan gjøre nemnda oppmerksom på feil i fremstilling av fakta etter at sekretariatet har mottatt vedtaket fra medlemmene som behandlet saken, men før den publiseres. Dette gjelder også feil som kan ha betydning for utfallet. Nemnda avgjør fritt om de vil ta hensyn til sekretariatets tilbakemelding.
   5. Dersom en av partene påpeker feil i fremstilling av fakta etter at vedtaket er publisert kan nemndsmedlemmene som har behandlet saken velge å korrigere dette i vedtaket, så fremt det ikke har betydning for utfallet. Sekretariatet formidler henvendelsen til nemda.
4. Frister
   1. Domeneklagenemnda skal sende sitt vedtak til sekretariatet så snart som mulig og senest 15 virkedager etter at nemnda har mottatt saken.
   2. Dersom partene har bedt om megling og den ikke fører frem, skal nemndas vedtak foreligge innen 15 virkedager fra megling er avsluttet.
   3. Dersom nemnda har bedt partene om tilleggsopplysninger, skal nemndas vedtak foreligge innen 15 virkedager fra nemnda har mottatt opplysningene.
   4. Ved ekstraordinære omstendigheter kan sekretariatet eller Domeneklagenemnda forlenge de frister som er fastsatt i klageprosedyren.
5. Prinsipielle spørsmål og tvilssaker
   1. De tre medlemmene som behandler en sak kan be Norid om en rådgivende uttalelse i tvilssaker før de fatter sitt vedtak. Dersom medlemmene er uenig i Norids uttalelse, står de fritt til å basere seg på egen forståelse. Det er nemndas syn som er avgjørende og som ligger til grunn for vedtaket.
   2. Dersom en sak reiser prinsipielle spørsmål, eller to eller flere medlemmer som deltar i behandlingen av en sak vil avgjøre den på en måte som avviker fra tidligere praksis, informerer leder Norid om dette. Leder kan be Norid om at saken skal diskuteres i plenum. Hvis Norid bestemmer at en sak skal diskuteres i plenum, settes ny frist for vedtak og sekretariatet varsler partene om dette.
   3. Hvis de prinsipielle forholdene reiser spørsmål om endringer i regelverket, skal leder ha dialog med Norid om dette slik at nemndas innspill kan tas videre i den ordinære regelverksprosessen.
   4. Hvis Norid er part i saken enten som innklaget (jf. vedlegg I) eller som klager (jf. Vedlegg J), gjelder ikke punkt 5.1. I forhold til punkt 5.2 er det leder alene som avgjør om diskusjon i plenum skal finne sted.
6. Øvrige bestemmelser
   1. Møter mellom Norid og nemnda avholdes så ofte som Norid finner det nødvendig, dog minimum én gang per år.
   2. Norid ved sekretariatet innkaller til møte med minimum tre ukers varsel. Sekretariatet utarbeider saksliste og fastsetter møtetidspunkt og møtested i samråd med Domeneklagenemndas leder. Saksliste og sakspapirer sendes senest en uke før møtedato. Sekretariatet fører referat og oversender dette til medlemmene i etterkant.
   3. Medlemmenes arbeid godtgjøres av Norid med utgangspunkt i satser gitt i Statens Personalhåndbok.
   4. Domeneklagenemnda skal hvert år utarbeide en årsberetning om sin virksomhet. Årsberetningen skal inneholde statistikk over antall saker, herunder de som er avvist av sekretariatet. Beretningen er offentlig.